Jak przeprowadzić Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników w czasie pandemii SARS-CoV-2?

W najbliższym czasie wielu członków zarządów spółek z ograniczoną odpowiedzialnością będzie musiało podjąć decyzję, w jaki sposób zorganizować zwyczajne zgromadzenie wspólników, jeżeli z uwagi na epidemię COVID-19 nie wszyscy wspólnicy będą mogli w nim osobiście uczestniczyć. Kodeks spółek handlowych daje kilka możliwości na rozwiązanie tego problemu.

 

Pierwszą z możliwości, która od razu nasuwa się na myśl, jest przeprowadzenie zgromadzenia wspólników online, za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Co do zasady, zgromadzenie może odbywać się w taki sposób w każdej spółce, chyba że taka możliwość została wyłączona w umowie spółki. W czasach, gdy normę stanowią spotkania biznesowe prowadzone w świecie wirtualnym, takie rozwiązanie wydaje się idealne, jednak zanim zgromadzenie będzie mogło być przeprowadzone w tym trybie, musi zostać spełniony jeden warunek. W spółce należy wprowadzić regulamin zgromadzeń online, określający warunki techniczne, w jakich powinny odbywać się takie zgromadzenia. Regulamin ustala się w drodze uchwały wspólników, chyba że w spółce działa rada nadzorcza – wtedy to ona przyjmuje regulamin. Konieczność wcześniejszego wprowadzenia regulaminu zgromadzeń online poprzez podjęcie stosownej uchwały może być problematyczne, ponieważ uchwała w tej sprawie musiałaby zostać podjęta jeszcze w „tradycyjnej” formie.

 

Drugą z możliwości jest pisemne podjęcie uchwał (bez przeprowadzania zgromadzenia wspólników). Zwracamy uwagę, że istnieje kilka różnych trybów podejmowania uchwał w formie pisemnej, tj. wyrażenie przez wszystkich wspólników zgody na powzięcie uchwały o określonej treści (przez każdego wspólnika odrębnie lub w trybie obiegowym) albo wyrażenie przez wszystkich wspólników zgody na pisemne głosowanie, a następnie pisemne oddanie głosów. Wybór odpowiedniego trybu zależy od sytuacji w danej spółce i zgodności wspólników, co do podjęcia konkretnych uchwał.

 

Trzecią możliwością jest natomiast oddanie głosów przez pełnomocników. Wspólnicy, którzy nie mogą stawić się osobiście na zgromadzenie, mogą udzielić w formie pisemnej pełnomocnictwa wybranej osobie, która w ich imieniu będzie mogła uczestniczyć i głosować na zgromadzeniu wspólników. Zwracamy uwagę, iż pełnomocnictwa takiego nie można udzielić członkom zarządu i pracownikom spółki.

 

Na marginesie przypominamy również, że wspólnicy posiadający kwalifikowany podpis elektroniczny mogą używać go zamiast podpisu tradycyjnego, np. udzielając pełnomocnictwa lub podejmując uchwałę w trybie pisemnym.

 

Jeżeli są Państwo zainteresowani uzyskaniem szczegółowych informacji prosimy o kontakt z Dominikiem Załęskimdominik.zaleski@keller.pl , tel. + 48 71 781 84 70.

 

Powyższe materiały mają wyłącznie charakter informacyjny i nie stanowią porady prawnej. Jeżeli są Państwo zainteresowani uzyskaniem szerszych informacji, prosimy o kontakt z Kancelarią.

 

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

^