Przedsiębiorco – sprawdź, czy grozi Ci kara za brak wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych

Od kilku dni można napotkać w różnego rodzaju mediach elektryzującą informację, iż przedsiębiorcy, którzy przechowują akta osobowe i płacowe, którzy do końca bieżącego roku nie uzyskają wpisu do rejestru akt osobowych i płacowych, są narażeni od dnia 1 stycznia 2019 r. na administracyjną karę pieniężną w wysokości do 100 tys. zł.

 

W pierwszej kolejności wskazać należy, że przedmiotowa kara zostaje wprowadzona ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, która wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.

 

Kara została wprowadzona do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach i tam też należy szukać odpowiedzi, kto naprawdę jest nią zagrożony.

 

Zgodnie z art. 51a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców, wykonywaną przez przedsiębiorcę, i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Rejestr jest prowadzony przez marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem.

 

Wniosek o wpis do rejestru, zgodnie z art. 51c komentowanej ustawy musi zawierać szereg danych, w tym oświadczenie przedsiębiorcy, że są mu znane i spełnia warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, określone w rozdziale 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Natomiast te warunki to:

 

  1. posiadanie przez przedsiębiorcę bazy organizacyjno-technicznej zapewniającej warunki przechowywania dokumentacji określone w art. 51n oraz właściwe warunki jej udostępniania;
  2. posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem;
  3. zatrudnianie przez przedsiębiorcę do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.

Biorąc pod uwagę powyższe regulacje, uzasadniony jest wniosek, że obowiązek uzyskania wpisu do rejestru dotyczy tylko tych przedsiębiorców, których przedmiotem działalności jest przechowywanie dokumentacji, a nie każdego przedsiębiorcy, którego przedmiot działalności jest inny, ale zatrudnia pracowników. Obowiązki przedsiębiorców – pracodawców w zakresie przechowywania akt reguluje Kodeks pracy i akty wykonawcze do niego.

 

Jeżeli są Państwo zainteresowani uzyskaniem szczegółowych informacji prosimy o kontakt z Pauliną Tomaszczuk-Kaczmarekadwokat@keller.pl, tel. + 48 71 781 84 70.

 

Powyższe materiały mają wyłącznie charakter informacyjny i nie stanowią porady prawnej. Jeżeli są Państwo zainteresowani uzyskaniem szerszych informacji, prosimy o kontakt z Kancelarią.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

^