Nowe zasady prowadzenia akt osobowych w 2019 roku

Projektowane Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 13 września 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej ma wejść w życie w dniu z 1 stycznia 2019 r i zastąpić dotychczasowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

 

Zgodnie z projektem rozporządzenia, podstawową częścią dokumentacji pracowniczej są akta osobowe pracownika. W aktach osobowych pracownika gromadzone są oświadczenia lub dokumenty odzwierciedlające przebieg zatrudnienia pracownika, poczynając od etapu ubiegania się o zatrudnienie, a kończąc na ustaniu stosunku pracy. W związku z powyższym proponuje się, aby akta osobowe były podzielone na 4 części obejmujące:

 

  1. etap ubiegania się o zatrudnienie (część A akt osobowych),
  2. etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (część B akt osobowych),
  3. etap ustania stosunku pracy (część C akt osobowych) oraz
  4. wyodrębnioną część dotyczącą ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (część D akt osobowych).

Projektowane rozporządzenie określa rodzaje dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, które oprócz akt osobowych pracownika, tworzą dokumentację pracowniczą. Są to: ewidencja czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracę (wraz z wnioskiem pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych) oraz karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

 

Projektowane rozporządzenie zakłada, że pracodawca będzie prowadzić powyższą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oddzielnie dla każdego pracownika.

 

W projekcie rozporządzenia znajdują się także takie uregulowania dotyczące: sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej w przypadku przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę, szczególnych wymagań dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci papierowej lub elektronicznej, dostosowania dotychczasowej formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej do projektowanego rozporządzenia, przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi, wydawania kopii dokumentacji pracowniczej, sposobu odbioru dokumentacji pracowniczej, doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.

 

Jeżeli są Państwo zainteresowani uzyskaniem szczegółowych informacji, prosimy o kontakt z Agnieszką Kwiatkowską – adwokat@keller.pl, tel. + 48 71 781 84 70.

 

Powyższe materiały mają wyłącznie charakter informacyjny i nie stanowią porady prawnej. Jeżeli są Państwo zainteresowani uzyskaniem szerszych informacji, prosimy o kontakt z Kancelarią.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

^