Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja

W dniu 1 stycznia 2019 r. wejdzie w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, z wyjątkiem przepisów art. 11 i 12 ustawy, dotyczących obowiązków przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, które weszły w życie w dniu 13 lutego 2018 r.

 

Poniżej przedstawiamy najważniejsze zmiany wprowadzone przedmiotową ustawą.

 

Dla pracowników i osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia (dalej zwanych dla uproszczenia „zleceniobiorcami”) oraz osób z nimi współpracujących, zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. skrócono przechowywanie dokumentów pracowniczych, (a w przypadku zleceniobiorców – przechowywanie dokumentów dotyczących wypłaconego przychodu, niezbędnych do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty) do 10 lat.

 

Wprowadzenie takiego rozwiązania jest możliwe dzięki przekazywaniu przez pracodawcę do ZUS imiennych raportów miesięcznych z danymi pracowników i zleceniobiorców, które umożliwią ustalanie ich prawa do wybranego świadczenia i jego wysokości. Dane te będą zapisywane na koncie ubezpieczonego. Ubezpieczony będzie mógł je weryfikować za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS lub na podstawie informacji o zaewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego składkach tzw. informacji o stanie konta.

 

Dla pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba, że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży – wtedy także nastąpi skrócenie tego okresu do 10 lat.

 

Okres 10 lat będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

 

W przypadku pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. nie nastąpią żadne zmiany. Wynika to z faktu, że za takiego pracownika pracodawca nie może złożyć raportu informacyjnego. Z tego względu pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat.

 

Przyjęto także zasadę, że wynagrodzenie pracownika będzie wypłacane na numer rachunku płatniczego, chyba że pracownik złoży wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

 

Nowa regulacja umożliwi także pracodawcom prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej, będzie też można pozostać przy postaci papierowej. Zmiana z postaci papierowej na elektroniczną ma polegać na sporządzaniu odwzorowania cyfrowego, na przykład skanu i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.

 

Na pracodawców nałożono także obowiązki informacyjne względem pracowników:

 

  • w ciągu 30 dni od zmiany postaci prowadzenia dokumentacji z papierowej na elektroniczną (i odwrotnie) będzie trzeba poinformować pracowników (także byłych) o tym fakcie, a także o możliwości odbioru dokumentacji w ciągu 30 dni od dnia powiadomienia o zmianie postaci;
  • w ciągu 21 dni od dnia 1 stycznia 2019 r. należy poinformować pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie za pracę do rąk własnych o obowiązku podania numeru rachunku bankowego do wypłaty wynagrodzenia za pracę lub złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych;
  • wraz ze świadectwem pracy będzie trzeba poinformować pracownika o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie określonym przepisami.

 

Jeżeli są Państwo zainteresowani uzyskaniem szczegółowych informacji prosimy o kontakt z Katarzyną Musiałek – adwokat@keller.pl, tel. + 48 71 781 84 70.

 

Powyższe materiały mają wyłącznie charakter informacyjny i nie stanowią porady prawnej. Jeżeli są Państwo zainteresowani uzyskaniem szerszych informacji, prosimy o kontakt z Kancelarią.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

^