Informacja o ochronie danych osobowych

1. Informacje ogólne

 

Administratorem Twoich danych osobowych jest spółka Keller, Książek, Grodzińska Spółka Partnerska Adwokatów z siedzibą we Wrocławiu, ul. Świdnicka 36/15, 50–068 Wrocław, zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, Wydział VI. Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000242449, NIP 8971709053, REGON 020142405 (dalej: „KPG”).

 

Niniejsza informacja o ochronie danych osobowych ma na celu wyjaśnienie zasad, na jakich KPG przetwarza Twoje dane osobowe.

 

W celu uzyskania szerszych informacji w zakresie przetwarzania danych osobowych, możesz skontaktować się z przedstawicielem KPG, którym jest Dorian Duda – pod adresem e-mail adwokat@keller.pl oraz telefonem +48 71 781 84 70.

 

 

 

2. Zasady przetwarzania danych

 

Dane osobowe są przetwarzane przez KPG zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, w tym zgodnie z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”).

 

Dla pracowników i współpracowników KPG, obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej wynikający z ustawy – Prawo o adwokaturze oraz z ustawy o radcach prawnych, stanowi najwyższy priorytet i wartość. Jesteśmy zobowiązani zachować w tajemnicy wszystko, o czym dowiedzieliśmy się w związku z udzielaniem przez nas pomocy prawnej lub wykonywaniem zawodu.

 

KPG dba o to, aby Twoje dane były:

 

  • przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty;
  • zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
  • adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;
  • prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane;
  • przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane;
  • przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.

W KPG obowiązuje wewnętrzna polityka ochrony danych, o której mowa w art. 24 ust. 2 RODO.

 

 

 

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

 

KPG przetwarza dane osobowe w następujących celach oraz na następujących podstawach prawnych:

 

Cel przetwarzania Podstawa prawna
  • ­rekrutacja pracowników (w zakresie kategorii danych, które nie są wymienione w art. 221 § 1 kodeksu pracy – np. wizerunku);

 

  • ­przesyłanie alertów prawnych i podatkowych w formie newslettera osobom, które nie są klientami KPG;
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – wyraziłeś zgodę na przetwarzanie Twoich danych przez KPG. W takim przypadku masz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, co nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego KPG dokonało na podstawie zgody przed jej cofnięciem. W przypadku wycofania zgody, dane zostaną przez nas usunięte niezwłocznie.
  • świadczenie usług doradztwa prawnego, sporządzanie pism i dokumentów,  reprezentacja przed sądami i organami administracji publicznej, organizacja szkoleń;

 

  • wykonywanie obowiązków kontraktowych wynikających z umów zawieranych z klientami;

 

  • podejmowanie i prowadzenie współpracy z kontrahentami i dostawcami;

 

  • podejmowanie koniecznych działań i świadczenie niezbędnej obsługi prawnej przed zawarciem umowy, na żądanie osób, których dane dotyczą;
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy zawartej między Tobą a KPG lub do podjęcia działań na Twoje żądanie, przed zawarciem umowy.
  • ­rekrutacja pracowników (w zakresie kategorii danych, które są wymienione w art. 221 § 1 kodeksu pracy);

 

  • ­wywiązywanie się z obowiązków kadrowo-płacowych, rozliczeniowych, podatkowych, i księgowych;

 

  • ­wywiązywanie się z obowiązków nałożonych na adwokatów i radców prawnych, wynikających z przepisów postępowania sądowego, administracyjnego oraz ustawy – Prawo o adwokaturze i ustawy o radcach prawnych;

 

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na KPG.
  • ­prowadzenie korespondencji w prowadzonych sprawach oraz reagowanie na zapytania;

 

  • ­przesyłanie klientom KPG alertów prawnych i podatkowych w formie newslettera za pośrednictwem poczty elektronicznej;

 

  • ­zarządzanie relacjami z klientami oraz współpracownikami, jak też ulepszanie naszych usług;

 

  • ­zapewnienie bezpieczeństwa osobom przebywającym w naszym biurze, systemom informatycznym i obiektom, a także zapewnienie bezpieczeństwa informacji;

 

  • ­egzekwowanie naszych warunków świadczenia usług oraz ustalanie, dochodzenie i ochrona naszych roszczeń;

 

  • ­informowanie o działalności KPG.
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez KPG, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą.

 

 

W sytuacjach wyjątkowych, KPG może przetwarzać dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. d RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do ochrony Twoich żywotnych interesów, lub żywotnych interesów innej osoby fizycznej. Może to mieć miejsce wyłącznie w sytuacji, w której KPG nie znajduje żadnej innej podstawy prawnej na przetwarzanie danych osobowych, a przetwarzanie to jest niezbędne do ochrony Twoich żywotnych interesów – takich jak życie, zdrowie, wolność, czy istotne interesy majątkowe.

 

Jeżeli KPG przetwarza Twoje dane osobowe w celach innych niż wymienione powyżej, zostaniesz o tym poinformowany odrębnie.

 

Skontaktuj się z nami, jeżeli masz wątpliwości co do tego, czy i w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe. Pamiętaj, że w przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą, nie realizujemy obowiązku informacyjnego. Dzieje się tak, ponieważ w zakresie, w jakim dane osobowe muszą pozostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej, obowiązuje nas tajemnica adwokacka bądź tajemnica radcy prawnego.

 

 

 

4. Odbiorcy danych

 

Odbiorcami danych osobowych mogą być w szczególności podmioty powiązane z KPG, takie jak indywidualne kancelarie adwokatów lub radców prawnych współpracujących z KPG, a także powiązana z KPG spółka świadcząca usługi doradztwa podatkowego – KPG & Stryjska sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu. Ponadto, odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty świadczące usługi IT, księgowi, biegli rewidenci i audytorzy, prawnicy działający na zlecenie KPG (w tym pełnomocnicy substytucyjni), organy administracji, służby państwowe, sądy, jak też podmioty przetwarzające dane w imieniu KPG. W tym ostatnim przypadku, KPG może powierzać przetwarzanie danych osobowych swoim dostawcom usług, a w każdym z takich przypadków dostawcy ci są zobowiązani do zachowania danych w poufności oraz do przetwarzania ich zgodnie z przepisami o ochronie danych oraz udokumentowanymi poleceniami KPG.

 

Dane osobowe przetwarzane są w siedzibie KPG. W przypadku braku odrębnej informacji, KPG nie przekazuje danych do państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W razie konieczności przekazania danych do takich państw, KPG zastosuje odpowiednie instrumenty mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych, przewidziane w Rozdziale V RODO, zapewniając, aby nie został naruszony stopień ochrony osób, których dane dotyczą, zagwarantowany przez przepisy prawa Unii Europejskiej. W każdym przypadku, osoba, której dane dotyczą, zostanie przez nas poinformowana o takim przekazaniu i okolicznościach jego dotyczących.

 

 

 

5. Okres przechowywania

 

KPG przechowuje dane przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do osiągnięcia celów przetwarzania.

 

W przypadku przetwarzania na podstawie zgody, KPG przetwarza dane osobowe do momentu jej wycofania. Nie ma to wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego KPG dokonało na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

 

W przypadku przetwarzania danych w celach rekrutacyjnych, KPG usuwa dane po podjęciu decyzji w zakresie zatrudnienia danego kandydata, chyba że kandydat udzielił zgody na dalsze przetwarzanie danych osobowych w celach rekrutacyjnych.

 

W innych przypadkach, dane przetwarzamy do momentu wypełnienia obowiązków prawnych spoczywających na KPG (np. do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych) lub do momentu zrealizowania właściwych prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez KPG, jednak nie krócej niż:

 

  • do momentu upływu terminów przedawnienia związanych z umową świadczenia usług prawnych, której stroną jest KPG i klient; lub
  • do momentu upływu terminów przedawnienia wynikających z przepisów prawa, gdy przetwarzanie jest niezbędne do dalszego działania w interesie klienta; lub
  • do czasu wniesienia sprzeciwu w zakresie przetwarzania w celach wysyłki alertów prawnych i podatkowych w formie newslettera.

W każdym przypadku, okres przechowywania danych osobowych uzyskanych przez adwokatów i radców prawnych KPG w ramach wykonywania zawodu wynosi nie więcej niż 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w którym dane osobowe zostały zgromadzone – zgodnie z art. 16c ust. 1 lit. c ustawy – Prawo o adwokaturze oraz zgodnie z art. 5c ust. 2 lit. c ustawy o radcach prawnych.

 

 

 

6. Prawa przysługujące osobie, której dane dotyczą

 

Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane dotyczą, przysługują pewne prawa. W przypadku przetwarzania przez KPG, niektóre z tych praw stosuje się tylko w takim zakresie, w jakim nie naruszają one obowiązku zachowania przez adwokata bądź radcę prawnego tajemnicy zawodowej.

 

W niektórych przypadkach masz prawo żądać od KPG dostępu do danych osobowych Ciebie dotyczących, a także masz prawo do tego, by zostały one sprostowane lub usunięte. Ponadto, może przysługiwać Ci prawo do przeniesienia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania, oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, z tym zastrzeżeniem, że nie jest możliwy sprzeciw wobec przetwarzania danych pozyskanych przez adwokata w związku z udzielaniem pomocy prawnej.

 

Możesz także wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uważasz, że przetwarzanie danych osobowych przez KPG narusza przepisy RODO, co jednak nie zwolni KPG z obowiązku zachowania tajemnicy adwokackiej bądź tajemnicy radcy prawnego.

 

Skontaktuj się z nami w celu realizacji swoich praw. W przypadku braku możliwości realizacji Twojego żądania, poinformujemy Cię, z jakiej przyczyny i na jakiej podstawie prawnej Twoje żądanie nie może być zrealizowane.

 

 

 

7. Konsekwencje niepodania danych osobowych w przypadku ich zbierania od osób, których dane dotyczą

 

Przetwarzanie danych osobowych przez KPG w ramach udzielania pomocy prawnej uregulowane jest w umowie o świadczenie usług prawnych zawartej z klientem. W tym wypadku, podanie danych nie jest wymogiem ustawowym, lecz jest warunkiem dobrowolnego zawarcia umowy o świadczenie usług prawnych. Ich niepodanie uniemożliwi nam w szczególności wycenę, wykonanie i rozliczenie usługi, kontakt z Tobą, obronę Twoich interesów, czy też przesyłanie alertów prawnych i podatkowych.

 

W przypadku prowadzenia przez KPG rekrutacji, podanie danych jest wymogiem ustawowym wynikającym z art. 221 § 1 kodeksu pracy, dlatego też jesteś zobowiązany do ich podania. Sam udział w rekrutacji odbywa się na zasadzie dobrowolności. Niepodanie danych uniemożliwi nam kontakt z Tobą i zapoznanie się z Twoją kandydaturą. Nie masz obowiązku podawania danych innych aniżeli imiona i nazwisko, datę urodzenia, wskazane przez Ciebie dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Podanie nam innych danych z Twojej inicjatywy potraktujemy jako Twoją dorozumianą zgodę na ich przetwarzanie, natomiast ich niepodanie nie będzie powodowało jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, a w szczególności nie będzie stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia. Nie jesteś obowiązany do udzielenia zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów przyszłych rekrutacji.

 

 

 

8. Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji

 

Na podstawie Twoich danych KPG nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany i nie stosuje profilowania.

^